Politique de confidentialité

Dernière mise à jour le 11 juin 2026·Version 1.0

VICAR Agency BV, dont le siège social est situé Langestraat 61, 8000 Bruges, Belgique et dont le numéro d’entreprise est BE1007.535.040, accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel.

Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons quelles données personnelles nous collectons, pourquoi nous les traitons, combien de temps nous les conservons, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits.

Cette politique de confidentialité s’applique à l’utilisation de notre site web, de nos services, de nos communications, de nos activités commerciales et de toute autre interaction avec VICAR Agency BV.

1. Qui sommes-nous ?

VICAR Agency BV
Siège social : Langestraat 61, 8000 Bruges, Belgique
Adresse commerciale : Legeweg 163M, 8020 Oostkamp, Belgique
Numéro d’entreprise : BE1007.535.040
E-mail : info@vicaragency.com
Site web : www.vicaragency.com

Pour les traitements pour lesquels VICAR Agency BV détermine elle-même la finalité et les moyens, nous agissons en tant que responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Lorsque nous traitons des données personnelles pour le compte de nos clients (par exemple pour des campagnes publicitaires, l’e-mail marketing, la gestion CRM, le suivi, l’analytics, la génération de leads ou la gestion de site web), nous agissons généralement comme sous-traitant. Dans ce cas, le client détermine la finalité et les moyens du traitement et nous concluons avec ce client un contrat de sous-traitance.

2. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Selon votre relation avec VICAR Agency BV, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :

nom et prénom ;
nom de l’entreprise ;
fonction ou rôle ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
coordonnées postales ;
numéro de TVA ou d’entreprise ;
préférences de communication ;
informations de devis et de projet ;
données de facturation ;
informations que vous nous transmettez via des formulaires, e-mails, appels, réunions ou autres canaux.

Lorsque vous visitez notre site, nous pouvons également traiter des données techniques et analytiques telles que :

adresse IP ;
type de navigateur ;
type d’appareil ;
système d’exploitation ;
pages visitées ;
comportement de clic ;
date et heure de la visite ;
site web référent ;
identifiants de cookies ;
données d’analyse et de suivi.

Lorsque nous fournissons des services à des clients, nous pouvons également traiter pour leur compte des données personnelles concernant leurs propres clients, prospects, visiteurs ou audiences cibles.

3. Pourquoi traitons-nous des données personnelles ?

Nous traitons des données personnelles aux fins suivantes :

fournir nos services ;
établir et suivre des devis ;
exécuter des contrats ;
gérer les projets ;
communiquer avec les clients, prospects, fournisseurs et partenaires ;
établir les factures et suivre les paiements ;
tenir notre administration et notre comptabilité ;
répondre aux questions ou demandes de contact ;
envoyer des newsletters ou communications commerciales ;
sécuriser, analyser et améliorer notre site web ;
mener correctement des campagnes marketing, publicitaires et analytiques ;
mesurer les conversions, performances et reportings ;
traiter les candidatures ;
respecter les obligations légales ;
préserver nos droits et prévenir les abus ou la fraude.

4. Sur quelles bases légales traitons-nous des données personnelles ?

Nous ne traitons des données personnelles que lorsqu’il existe une base légale valable. Selon la situation, nous nous appuyons sur :

L’exécution d’un contrat. Par exemple lorsque nous livrons des services, gérons la communication d’un projet, rédigeons des devis ou exécutons des contrats.

Une obligation légale. Par exemple pour les obligations comptables, fiscales ou administratives.

L’intérêt légitime. Par exemple pour la gestion des clients, un suivi commercial limité, la sécurité, l’administration interne, la prévention de la fraude et l’amélioration de nos services.

Le consentement. Par exemple pour les newsletters, certains cookies, technologies de suivi ou activités marketing spécifiques nécessitant un consentement.

Les mesures précontractuelles. Par exemple lorsque vous demandez des informations ou un devis.

5. Marketing et communications

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous informer de nos services, insights, cas, événements, actualités ou mises à jour de VICAR Agency BV.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment des communications marketing via le lien de désinscription dans nos e-mails ou en contactant info@vicaragency.com.

Nous pouvons tenir des statistiques sur nos e-mails, comme les taux d’ouverture et le comportement de clic, afin d’améliorer nos communications.

6. Cookies et technologies de suivi

Notre site web peut utiliser des cookies, pixels, balises, scripts, local storage et technologies similaires.

Nous utilisons ces technologies notamment pour :

le fonctionnement technique du site ;
la sécurité ;
les préférences ;
les statistiques et l’analyse ;
le marketing et le remarketing ;
la mesure des conversions ;
la personnalisation.

Les cookies strictement nécessaires sont indispensables au bon fonctionnement du site. Pour les cookies non essentiels, comme les cookies analytiques ou marketing, nous demandons votre consentement lorsque la loi l’exige.

Lors de votre première visite, vous pouvez paramétrer vos préférences de cookies. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de cookies de notre site. Vous pouvez également gérer ou supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur.

7. Traitements pour le compte de clients

En tant qu’agence de marketing digital, nous pouvons traiter des données personnelles pour le compte de nos clients. Cela peut concerner :

les campagnes publicitaires ;
l’e-mail marketing ;
la gestion CRM ;
l’automatisation marketing ;
la génération de leads ;
le suivi et l’analytics ;
la gestion de site web ;
l’optimisation des conversions ;
le reporting ;
la construction d’audiences ;
le remarketing.

Dans ces situations, le client est généralement responsable du traitement et VICAR Agency BV agit comme sous-traitant. Nous traitons ces données uniquement selon les instructions du client, dans les limites du contrat et avec des mesures de sécurité appropriées.

8. Avec qui partageons-nous des données personnelles ?

Nous ne vendons aucune donnée personnelle.

Nous pouvons partager des données personnelles avec des partenaires qui nous aident dans notre activité et nos services, comme :

fournisseurs d’hébergement ;
fournisseurs cloud ;
systèmes CRM ;
plateformes d’e-mail marketing ;
plateformes publicitaires ;
fournisseurs d’analytics ;
outils de gestion de projet ;
logiciels de comptabilité ;
prestataires de paiement ;
prestataires informatiques ;
freelances ou sous-traitants ;
conseillers juridiques, fiscaux ou comptables ;
autorités publiques lorsque la loi l’exige.

Lorsque ces parties traitent des données personnelles pour notre compte, nous concluons un contrat de sous-traitance lorsque cela est nécessaire.

9. Transferts internationaux

Certains outils ou prestataires que nous utilisons peuvent traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l’EEE, nous veillons à mettre en place des garanties appropriées, telles qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou d’autres mécanismes de transfert valables au titre du RGPD.

10. Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons les données personnelles pas plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est légalement requise ou justifiée.

Lignes directrices :

demandes de contact : jusqu’à 2 ans après le dernier contact, sauf si une relation client se met en place ;
données clients et projets : aussi longtemps que nécessaire à l’exécution du contrat, puis selon les durées légales ou contractuelles ;
données de facturation et comptables : en général 7 ans ;
données de newsletter : tant que vous êtes inscrit ou jusqu’à votre désinscription ;
données de candidature : jusqu’à 12 mois après la fin du processus de recrutement, sauf consentement à une conservation plus longue ;
données de cookies et d’analytics : selon le type de cookie ou d’outil ;
données traitées pour le compte de clients : selon les instructions du client et le contrat de sous-traitance.

11. Comment sécurisons-nous les données personnelles ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Ces mesures peuvent inclure :

la gestion des accès ;
des mots de passe forts ;
l’authentification à deux facteurs lorsque c’est possible ;
des environnements cloud sécurisés ;
le chiffrement lorsque c’est pertinent ;
des mises à jour régulières ;
des sauvegardes ;
la journalisation et le monitoring ;
des obligations de confidentialité ;
la limitation de l’accès aux personnes autorisées ;
des accords avec les sous-traitants et prestataires.

Bien que nous prenions des mesures appropriées, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

12. Vos droits

Vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles. Vous pouvez notamment demander :

l’accès à vos données personnelles ;
une copie de vos données personnelles ;
la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
l’effacement de vos données ;
la limitation du traitement ;
la portabilité de vos données ;
l’opposition à certains traitements ;
l’opposition au marketing direct ;
le retrait de votre consentement.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse info@vicaragency.com.

Afin de vérifier votre identité, nous pouvons demander des informations complémentaires. En principe, nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, sauf si elle est complexe ou si nous recevons plusieurs demandes.

13. Décision automatisée et profilage

Nous pouvons recourir à la segmentation, à l’analytics, aux algorithmes publicitaires et à l’automatisation marketing pour rendre les communications et campagnes plus pertinentes.

Nous ne prenons toutefois pas de décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative, sauf si cela est clairement communiqué et légalement autorisé.

Les plateformes publicitaires peuvent utiliser leurs propres algorithmes pour le ciblage, l’optimisation et le reporting. Pour ces traitements, nous renvoyons vers la documentation de confidentialité des plateformes concernées.

15. Liens vers des sites tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites, outils ou plateformes tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou du contenu de ces sites externes. Nous vous recommandons de lire les politiques de confidentialité de ces tiers.

16. Droit d’introduire une plainte

Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@vicaragency.com afin de trouver une solution ensemble.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :

Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35
1000 Bruxelles
Site web : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

17. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre, par exemple lorsque nos services, outils, obligations légales ou traitements changent.

La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web. En cas de modifications importantes, nous pouvons vous informer activement via notre site, par e-mail ou par d’autres canaux de communication.

18. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :

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