Conditions générales

1. Identité de l’entreprise

VICAR Agency BV
Siège social : Langestraat 61, 8000 Bruges, Belgique
Adresse commerciale : Legeweg 163M, 8020 Oostkamp, Belgique
Numéro d’entreprise : BE1007.535.040
E-mail : info@vicaragency.com
Site web : www.vicaragency.com

Ci-après dénommée « VICAR Agency », « nous » ou « notre ».

2. Champ d’application

Les présentes conditions s’appliquent à tous les services de VICAR Agency, notamment :

• marketing digital ;
• stratégie marketing ;
• branding et développement de concepts ;
• marketing sur les réseaux sociaux ;
• création de contenu ;
• rédaction ;
• publicité et performance marketing ;
• Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads et autres plateformes publicitaires ;
• e-mail marketing ;
• CRM et automatisation marketing ;
• webdesign et développement web ;
• pages d’atterrissage ;
• référencement (SEO) ;
• analytics et tracking ;
• reporting ;
• consultance ;
• workshops et formations ;
• gestion de projet ;
• campagnes créatives et digitales.

Toute dérogation aux présentes conditions n’est valable que si elle est acceptée par écrit et de manière explicite par VICAR Agency.

Les éventuelles conditions générales du client ne s’appliquent pas, sauf acceptation écrite et explicite par VICAR Agency.

3. Offres et propositions

Toutes les offres et propositions de VICAR Agency sont sans engagement, sauf mention contraire explicite.

Une offre est valable 30 jours calendrier à compter de la date d’émission, sauf indication d’un autre délai de validité.

L’offre est basée sur les informations transmises par le client. Si ces informations s’avèrent ultérieurement incomplètes, incorrectes ou modifiées, VICAR Agency peut adapter le prix, le calendrier ou le périmètre.

Une convention est conclue dès que le client approuve l’offre par écrit, en version numérique, par e-mail ou par tout autre moyen démontrable, ou dès que VICAR Agency commence l’exécution à la demande du client.

4. Périmètre de la mission

Le contenu, l’étendue et le calendrier de la mission sont définis dans l’offre, la convention, la confirmation de commande, le briefing projet ou la communication écrite entre les parties.

Toutes les prestations non explicitement incluses dans l’offre ou la convention sont considérées comme du travail supplémentaire et peuvent être facturées séparément.

Le travail supplémentaire peut résulter notamment :

• de tours de retours additionnels ;
• de pages, designs, textes, assets ou campagnes supplémentaires ;
• de modifications après approbation ;
• de réunions supplémentaires ;
• de modifications techniques ;
• de rapports supplémentaires ;
• de travaux urgents ;
• de consignes modifiées ;
• d’une extension de la mission initiale ;
• de retards ou d’input incomplet du client.

VICAR Agency signalera le travail supplémentaire à l’avance lorsque cela est possible, mais se réserve le droit de facturer les prestations nécessaires au tarif horaire en vigueur ou via une offre distincte.

5. Obligations du client

Le client s’engage à :

• fournir des informations correctes, complètes et en temps utile ;
• donner les accès nécessaires aux comptes, plateformes, sites, comptes publicitaires, CRM ou autres outils ;
• fournir retours et approbations en temps utile ;
• livrer le matériel à temps : logos, visuels, textes, informations produits, informations juridiques et fichiers d’identité visuelle ;
• veiller à ce que le contenu fourni ne porte pas atteinte aux droits de tiers ;
• obtenir les approbations internes nécessaires ;
• payer les factures en temps utile ;
• collaborer à la bonne exécution de la mission.

Les retards causés par un input, des retours, un accès ou une approbation tardifs du client peuvent entraîner le report des délais et des coûts supplémentaires.

6. Exécution des prestations

VICAR Agency exécute ses prestations au mieux de ses capacités, avec un soin professionnel et selon les normes en vigueur dans le secteur.

Tous les délais mentionnés sont indicatifs, sauf accord écrit contraire explicite. Un retard d’exécution ne donne pas droit au client à une indemnisation ou à la résiliation, sauf en cas de manquement contractuel grave et démontré de VICAR Agency.

VICAR Agency peut faire appel à des collaborateurs, freelances, sous-traitants, partenaires ou prestataires externes pour l’exécution de ses prestations.

7. Approbations et retours

Le client est responsable de la vérification et de l’approbation en temps utile des designs, textes, campagnes, sites, publicités, rapports et autres livrables.

Lorsque le client approuve un livrable, celui-ci est considéré comme définitivement accepté.

Si le client ne donne pas de retour ou de remarques dans les 7 jours calendrier suivant la livraison, VICAR Agency peut considérer la prestation comme acceptée, sauf accord contraire.

Les modifications après approbation peuvent être facturées séparément.

8. Tarifs

Tous les prix sont indiqués en euros et hors TVA, sauf mention contraire explicite.

Les prix couvrent uniquement les services et prestations explicitement repris dans l’offre ou la convention.

Ne sont pas inclus, sauf mention contraire :

• les budgets publicitaires ;
• les budgets médias ;
• les licences ;
• les frais logiciels ;
• l’hébergement ;
• les noms de domaine ;
• les plug-ins ;
• les photos stock ;
• les polices ;
• les outils externes ;
• l’impression ;
• les frais de traduction ;
• la photographie ;
• les tournages vidéo ;
• les frais de déplacement ;
• les frais de courrier ou d’envoi ;
• les frais de prestataires externes.

VICAR Agency peut adapter périodiquement ses tarifs, notamment en cas de hausse des coûts, de modification de scope, d’indexation ou de changement des conditions de marché. Pour les conventions en cours, les changements de prix sont communiqués à l’avance.

9. Paiement

Les factures sont payables dans les 30 jours calendrier suivant leur date d’émission, sauf accord écrit contraire.

Pour certains projets, VICAR Agency peut demander un acompte, un paiement par jalons ou un paiement mensuel à l’avance.

En cas de retard de paiement, le client est redevable de plein droit et sans mise en demeure préalable d’intérêts de retard et de frais de recouvrement, dans la mesure où la loi le permet.

Pour les transactions B2B, le délai de paiement standard en Belgique est de 30 jours calendrier en l’absence d’autre accord. Un délai plus long peut être convenu contractuellement, mais en B2B un maximum de 60 jours calendrier s’applique en principe.

Pour les retards dans les transactions commerciales, le taux d’intérêt légal pour le premier semestre 2026 s’élève à 10,5 %. Ce taux est ajusté périodiquement par l’État.

En cas de non-paiement, VICAR Agency se réserve le droit de :

• suspendre la suite des prestations ;
• restreindre temporairement l’accès aux systèmes, fichiers ou comptes livrés, lorsque cela est légalement et contractuellement autorisé ;
• mettre en pause les campagnes en cours ;
• résilier totalement ou partiellement la collaboration ;
• rendre immédiatement exigibles les sommes en souffrance ;
• facturer des frais de recouvrement ;
• entamer des actions judiciaires.

Toute contestation d’une facture doit être faite par écrit et motivée dans les 8 jours calendrier suivant la date de facturation. À défaut de contestation en temps utile, la facture est considérée comme acceptée.

10. Budgets publicitaires et frais médias

Les budgets publicitaires, frais médias et coûts des plateformes publicitaires ne sont pas inclus dans les honoraires de VICAR Agency, sauf mention contraire explicite.

Le client reste responsable de :

• son budget publicitaire disponible ;
• du paiement aux plateformes publicitaires ;
• des moyens de paiement corrects ;
• des limites, facturation et paramètres dans les comptes publicitaires ;
• du respect des politiques publicitaires des plateformes ;
• de l’approbation des publicités ;
• du contenu des campagnes.

VICAR Agency ne peut jamais garantir que les publicités seront approuvées ou maintenues en ligne par des plateformes telles que Google, Meta, LinkedIn, TikTok ou autres.

11. Résultats et garanties

VICAR Agency s’engage à une obligation de moyens et non à une obligation de résultat, sauf accord écrit contraire explicite.

Nous visons de forts résultats, mais ne pouvons garantir notamment :

• la croissance du chiffre d’affaires ;
• les leads ;
• les conversions ;
• le retour sur investissement publicitaire ;
• les positions dans les moteurs de recherche ;
• la portée ;
• l’engagement ;
• l’approbation par les plateformes publicitaires ;
• les changements d’algorithme ;
• les performances des sites ou campagnes ;
• les décisions des plateformes tierces.

Les résultats dépendent de nombreux facteurs hors de notre contrôle, tels que l’évolution du marché, la concurrence, les budgets, l’offre, la qualité du site, le suivi client, la saisonnalité, les algorithmes et les politiques des plateformes.

12. Sites, hébergement et services techniques

Lorsque VICAR Agency développe des sites, pages d’atterrissage ou solutions techniques, cela se fait dans le périmètre convenu.

Sauf accord contraire, ne sont pas inclus :

• l’hébergement ;
• les noms de domaine ;
• les plug-ins payants ;
• les thèmes premium ;
• la maintenance post-livraison ;
• la surveillance de sécurité ;
• l’encodage de contenu hors périmètre ;
• les pages juridiques ;
• les traductions ;
• les intégrations avec des outils externes ;
• le support technique après mise en ligne.

Le client est responsable de l’exactitude, de la légalité et de l’exhaustivité de tout contenu fourni.

Après la livraison, le client est responsable de l’utilisation, de la gestion et de la maintenance du site, sauf si un contrat de maintenance distinct a été conclu.

13. Comptes, accès et propriété des plateformes

Le client reste en principe propriétaire de ses propres comptes professionnels (comptes publicitaires, réseaux sociaux, analytics, CRM, environnements de site, etc.).

VICAR Agency peut recevoir des accès à ces comptes pour exécuter la mission.

Le client est responsable de :

• l’exactitude des données de compte ;
• des droits d’accès ;
• des données de facturation ;
• de la sécurité ;
• du respect des conditions des plateformes ;
• du paiement à temps des coûts des plateformes.

VICAR Agency n’est pas responsable des blocages, restrictions, piratages, suspensions, changements de politique ou décisions des plateformes tierces.

14. Propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle sur les concepts, stratégies, designs, textes, campagnes, code, structures, méthodes, documents, présentations, analyses, modèles, savoir-faire et autres créations restent la propriété de VICAR Agency ou de ses concédants, sauf accord écrit contraire.

Après paiement intégral de toutes les sommes dues, le client reçoit un droit d’usage sur les livrables définitifs, pour la finalité pour laquelle ils ont été développés.

Les livrables non payés restent la propriété de VICAR Agency et ne peuvent être utilisés.

Les propositions préliminaires, pitches, concepts, designs ou idées non retenus ou non payés ne peuvent être utilisés, copiés ou transmis à des tiers par le client.

15. Portfolio et références

Sauf accord écrit contraire, VICAR Agency peut utiliser le nom, le logo, le cas, le projet et les résultats du client comme référence dans son portfolio, son site, ses réseaux sociaux, ses présentations, ses offres et ses communications commerciales.

Si certaines informations sont confidentielles, le client doit le signaler par écrit à l’avance.

16. Confidentialité

Les parties s’engagent à ne pas divulguer les informations confidentielles reçues dans le cadre de la collaboration et à ne pas les utiliser à d’autres fins que l’exécution de la convention.

Les informations confidentielles comprennent notamment :

• les informations d’entreprise ;
• les stratégies ;
• les prix ;
• les données clients ;
• les informations de connexion ;
• les données de campagne ;
• les informations financières ;
• les informations techniques ;
• les documents non publics ;
• le savoir-faire.

Cette obligation subsiste après la fin de la collaboration.

17. Protection des données et vie privée

VICAR Agency traite les données personnelles conformément à la législation applicable en matière de vie privée, y compris le RGPD.

Lorsque VICAR Agency traite des données personnelles pour ses propres finalités, elle agit comme responsable du traitement.

Lorsque VICAR Agency traite des données personnelles pour le compte du client, elle agit généralement comme sous-traitant. Dans ce cas, les parties peuvent conclure un contrat de sous-traitance distinct.

Le client garantit que toutes les données personnelles transmises à VICAR Agency ont été collectées et traitées légalement, et qu’il dispose des bases légales, consentements et obligations d’information nécessaires.

Plus d’informations dans notre politique de confidentialité.

18. Responsabilité

VICAR Agency n’est responsable que des dommages résultant directement d’une faute contractuelle démontrée de sa part.

VICAR Agency n’est pas responsable :

• des dommages indirects ;
• de la perte de bénéfice ;
• de la perte de chiffre d’affaires ;
• de l’atteinte à la réputation ;
• de la perte de données ;
• de la perte de clients ;
• des opportunités manquées ;
• des dommages causés par des plateformes tierces ;
• des dommages dus à un input erroné du client ;
• des dommages dus à des retours ou approbations tardifs ;
• des dommages dus à des défaillances techniques hors de notre contrôle ;
• des dommages dus à du piratage, phishing ou cyberattaques sans faute de notre part ;
• des changements d’algorithme, de politique de plateforme ou de règles publicitaires.

La responsabilité totale de VICAR Agency est en tout état de cause limitée au montant que le client a payé à VICAR Agency pour la mission concernée au cours des 3 mois précédant le fait générateur du dommage, avec un maximum absolu de €5.000, sauf disposition contraire d’ordre public.

Cette limitation ne s’applique pas en cas de dol, de faute lourde ou lorsque la loi n’autorise pas une limitation de responsabilité.

19. Force majeure

VICAR Agency n’est pas responsable des retards ou de la non-exécution lorsqu’ils résultent d’un cas de force majeure ou de circonstances échappant à son contrôle raisonnable.

La force majeure comprend notamment :

• les pannes Internet ;
• les problèmes de serveur ;
• les pannes de plateforme ;
• les coupures de courant ;
• les grèves ;
• la maladie ;
• les pandémies ;
• les mesures gouvernementales ;
• les incendies ;
• les catastrophes naturelles ;
• les cyberattaques ;
• les problèmes techniques chez des tiers ;
• les défaillances chez les plateformes publicitaires, hébergeurs, fournisseurs de logiciels ou de paiement.

En cas de force majeure, les obligations de VICAR Agency sont suspendues pendant la durée de la situation.

20. Durée et résiliation

La durée de la collaboration est définie dans l’offre, la convention ou la confirmation de commande.

Les projets prennent fin après la livraison et le paiement de toutes les sommes dues.

Les prestations récurrentes (soutien marketing mensuel, publicité, gestion des réseaux sociaux, consultance, maintenance, etc.) sont conclues pour la durée convenue.

Sauf accord contraire, les prestations récurrentes peuvent être résiliées mensuellement après la période initiale moyennant un préavis d’un mois.

VICAR Agency peut immédiatement résilier ou suspendre la collaboration si :

• le client ne paie pas ses factures à temps ;
• le client ne fournit pas les informations ou accès nécessaires ;
• le client donne des instructions illégales ou nuisibles ;
• le client enfreint les présentes conditions générales ;
• la poursuite de la collaboration devient raisonnablement impossible ;
• il y a abus, fraude, menaces ou atteinte à la réputation.

En cas de résiliation, toutes les prestations déjà livrées et les frais engagés restent dus.

21. Annulation ou report par le client

Lorsque le client annule, reporte ou interrompt une mission approuvée, VICAR Agency a droit au paiement :

• de toutes les prestations déjà exécutées ;
• de tous les frais déjà engagés ;
• de tout le temps réservé ;
• de tous les coûts non annulables de tiers ;
• d’une indemnité raisonnable pour la capacité déjà planifiée.

Pour les missions annulées moins de 5 jours ouvrables avant le début ou la livraison prévue, VICAR Agency peut facturer une indemnité d’annulation.

22. Réclamations

Les réclamations relatives aux prestations livrées doivent être signalées par écrit et motivées dans les 7 jours calendrier suivant la livraison ou l’exécution.

À défaut de réclamation en temps utile, les prestations sont considérées comme acceptées.

Une réclamation ne suspend pas l’obligation de paiement du client.

VICAR Agency examinera les réclamations fondées et proposera, si nécessaire, une solution adéquate.

23. Nullité

Si une disposition des présentes conditions est invalide, nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent pleinement en vigueur.

La disposition invalide sera remplacée par une disposition valable se rapprochant autant que possible de l’intention initiale.

24. Cession

Le client ne peut céder à des tiers ses droits ou obligations découlant de la convention sans l’accord écrit préalable de VICAR Agency.

VICAR Agency peut céder ses droits et obligations à une société liée, un successeur en droit ou un tiers dans le cadre d’une restructuration, d’une cession de fonds de commerce, d’une fusion, d’une acquisition ou d’une transaction similaire.

25. Droit applicable et juridiction compétente

Toutes les conventions, offres, factures et prestations de VICAR Agency sont exclusivement régies par le droit belge.

En cas de litige, seuls les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire du siège social de VICAR Agency sont compétents, sauf disposition contraire d’ordre public.

26. Contact

Pour toute question concernant les présentes conditions générales, vous pouvez contacter :

VICAR Agency BV
Siège social : Langestraat 61, 8000 Bruges, Belgique
Adresse commerciale : Legeweg 163M, 8020 Oostkamp, Belgique
Numéro d’entreprise : BE1007.535.040
E-mail : info@vicaragency.com
Site web : www.vicaragency.com